Cara Pintar Mengatur Waktu Kerja
Mungkin anda pernah melihat seseorang yang tampak selalu sibuk dengan pekerjaannya, seolah-olah tidak ada waktu istirahat baginya.
Anehnya, pekerjaannya tidak beres-beres juga. Bahkan sampai melakukan kerja lembur segala. Ibaratnya pekerjaannya tidak ada habisnya.
Sebaliknya, ada seseorang teman sekantor yang kerjanya terlihat santai-santai saja, tapi semua pekerjaan beres tepat waktunya.
Padahal jika benar-benar diperhatikan, beban kerja dari keduanya relatif sama, tidak ada bedanya.
Lalu, apa dan dimana masalahnya ?
Ilmu manajemen melihat hal seperti itu sebagai kepiawaian, pintar dalam mengatur waktu kerja
.
Yang seorang kurang tahu ( atau bahkan tidak tahu ) bagaimana cara mengatur waktu kerja yang baik. Sedang seorang yang satunya sangat pintar dalam mengatur waktu kerja.
Dalam dunia profesional, kepiawaian dalam mengelola waktu kerja sesuai dengan waktu yang tersedia dikenal dengan istilah mengoptimalkan time management.
Dan menurut catatan dan data akurat, Time Management ini bahkan akan berpengaruh sampai dengan 80 % sampai 90 % pada performa kerja.
Dan dengan pintar mengatur waktu yang tersedia, maka hari-hari kerja akan terasa lebih menyenangkan.
Sebagai cara pintar dalam mengatur waktu kerja, sebenarnya tidaklah susah-susah amat.
Kata kuncinya sebenarnya hanyalah satu : Fokus pada pekerjaan.
Dan untuk mendapatkan fokus dalam kerja ini, setidaknya harus ada yang namanya skala prioritas beserta targetnya.
Untuk membuat skala prioritas ini salah satu cara termudah adalah dengan membuat jadwal kerja. Untuk periode yang lebih pendek, jadwal kerja dapat disusun untuk :
- Jadwal kerja bulanan
- Jadwal kerja mingguan
- Jadwal kerja harian
Jadwal kerja bulanan disusun dan kemudian dijabarkan dalam kerja mingguan.
Jadwal kerja mingguan disusun dan dilaksanakan untuk pekerjaan setiap harinya.
Untuk menyusun jadwal kerja seperti ini harus dibuat suatu kelompok aktivitas kerja, setidaknya mencakup aktivitas kerja yang berikut :
- Kelompok kerja urgent atau mendesak
- Kelompok kerja non urgent atau tidak mendesak
- Kelompok kerja important atau penting
- Kelompok kerja non important atau yang kurang penting.
Berdasarkan pengelompokan aktivitas kerja seperti inilah nantinya dapat disusun sebuah matriks sederhana untuk digunakan sebagai pedoman atau jadwal kerja.Sebagai langkah awal yang mungkin dapat membantu, beberapa matriks pertanyaan berikut ini akan mempermudah anda. Coba tanyakan pada diri sendiri dan check apa yang sudah anda lakukan :
- Bekerja dengan panduan “ to do list” mingguan dan bekerja dengan skala prioritas
- Secara berkala memeriksa apakah asumsi prioritas kerja selaras dengan rekan kerja satu tim
- Meja kerja yang tersusun rapi sehingga mempermudah ketika mencari barang yang diinginkan
- Menetapkan waktu rutin untuk mengecheck pekerjaan dalam surat-menyurat, email atau sejenisnya sehingga tidak mengganggu atau meng-interupsi kerja utama
- Mempunyai kemampuan untuk mendelegasikan pekerjaan dan bernegoisasi dengan bos dalam melaksanakan tugas
- Mampu mengeksekusi apa yang perlu dilakukan terlebih dulu dan mampu mengkesampingkan pekerjaan yang kurang penting.
- Tidak menyetujui melakukan suatu pekerjaan tanpa terlebih dulu melihat, apakah pekerjaan itu mungkin dilakukan setelah memecahkan masalah pekerjaan penting yang menjadi prioritas utama
- Setiap hari tidur dengan cukup dan tidak memperpanjang waktu kerja karena kecerobohan dalam mengatur waktu.
- Memiliki kontrol penuh di area meja kerja dengan cara berani mengatakan “tidak” untuk obrolan-obrolan yang tidak penting, menolak telepon yang tidak penting, atau menolak kunjungan yang tanpa perjanjian.
Bila ternyata sudah memiliki semua hal di atas, atau setidaknya 8 point dari 10 point di atas, maka berarti anda sudah pintar dalam mengatur waktu kerja anda.
Namun jika masih kurang dari 8 point, sebaiknya anda berusaha menambahnya, mulai dari sekarang.
